Kurzer Weg von der Bürokratie zum flexiblen Management

Die Deutsch-Russische Auslandshandelskammer vertritt die Interessen von 900 deutschen Unternehmen in Russland und unterstützt russische Unternehmen in ihrer Zusammenarbeit mit Deutschland. Der Übergang zum fortschrittlichen Management auf der Basis moderner IT-Plattformen ermöglichte es der AHK, binnen weniger Jahre ein Programm der digitalen Transformation umzusetzen, die betriebliche Effizienz und die Qualität der Dienstleistungen zu erhöhen.

Was die Wirtschaft denkt

Mit ihren 900 Mitgliedsunternehmen ist die AHK Russland eine der größten und wichtigsten Auslandshandelskammern Deutschlands, die an insgesamt 140 Standorten in 92 Ländern tätig sind. In Russland unterstützt die AHK umfassend Unternehmen und fördert die bilateralen Wirtschaftsbeziehungen Deutschlands und Russlands. Unter der Marke DEinternational („Informationszentrum der Deutschen Wirtschaft”, kurz IZDW) bietet die Deutsch-Russische Auslandshandelskammer zudem kommerzielle Dienstleistungen an.

Das Informationszentrum bietet ein umfangreiches Portfolio von Dienstleistungen (darunter auch gemeinsame Dienstleistungen mehrerer AHKs) an, die höchst transparent, schnell, unbürokratisch und ohne organisatorische Schwierigkeiten erbracht werden. Dieser Ansatz ist nicht nur für große, sondern auch für kleinere Unternehmen wichtig, die auf mehreren Auslandsmärkten engagiert sind und eine vergleichbare Service-Qualität im Bereich der internationalen Wirtschaftskooperation erwarten. Trotz der hohen Nachfrage nach den Dienstleistungen des Informationszentrums wurde irgendwann klar, dass die Organisation angesichts des technologischen und Marktwandels Modernisierungsbedarf hat.

„Ich habe mich vor rund vier Jahren dem AHK-Team angeschlossen“, sagt Hannes Farlock, Geschäftsführer des Informationszentrums. „Als Mensch, der lange Zeit im IT-Geschäft tätig gewesen war, war mir klar, dass die AHK technologische Veränderungen benötigt. Auch die Leitung wünschte sich Veränderungen und eine höhere Effizienz bei den Dienstleistungen.“ Laut Farlock wirkten die Managementpraktiken, die sich mit der Zeit etabliert hatten, schon damals altmodisch. In der ganzen Welt setzte schon ein aktiver Prozess der Umstellung auf modernere Modelle der Organisationsentwicklung ein, um Bürokratie in Geschäftsprozessen abzubauen, diese flexibler zu gestalten und ihre Steuerung zu verbessern.

Auf welche Schwierigkeiten die Wirtschaft stieß

„Schon in meinen ersten Arbeitstagen bei der AHK wurde mir klar, dass die Management- und Technologie-Infrastruktur von Grund auf umgebaut werden muss“, erinnert sich Hannes Farlock. „Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mit Kunden erfolgte größtenteils per Telefon und E-Mail. Es gab so gut wie keine einheitlichen Datenbanken, während E-Mail und ein ganz simples CRM-System die wichtigsten IT-Lösungen waren, wenn man sie überhaupt so nennen konnte. Deshalb habe ich als einer der ersten Schritte eine digitale Präsentation der Deutsch-Russischen Auslandshandelskammer erstellt.“

So entstand ein erstes Dokument, das die Arbeitsprozesse der Organisation in klar formulierten Feststellungen beschreibt: „Wir arbeiten nicht mit Vermutungen“, „Wir beantworten alle Fragen im Laufe des Tages“, „Wir arbeiten in der Cloud mit einer einzigen Version einer Datei“, „Wir arbeiten strukturiert“, „Wir reduzieren außerplanmäßige Besprechungen auf ein Minimum“ usw.

Im Sommer 2016 stellte Hannes Farlock dem AHK-Vorstand einen Plan für organisatorischen und technologischen Wandel vor, der zu jenem Zeitpunkt äußerst ehrgeizig und ungewöhnlich schien. Hannes Farlock selbst sah sein Vorhaben als eine Art persönliche Herausforderung. „Ich sagte zu mir selbst: Ich schaffe es, es gibt keinen anderen Weg.“ Als Erster unterstützte AHK-Vorstandschef Matthias Schepp Farlocks kühne Ideen. Er wusste wie kein Zweiter, dass die AHK nicht effizient bleiben kann und kein neues Niveau erreicht, wenn sie nicht den Weg der Modernisierung und Digitalisierung geht.

Lösung gefunden

Als Grundlage für ein Pilotprojekt der von Hannes Farlock entwickelten Strategie des Übergangs zum fortschrittlichen Management diente eine Kombination aus agilen Komponenten (SCRUM, Kanban) und Lean Management. Das Team um Hannes Farlock setzte sich ein ehrgeiziges KPI-Ziel: Bis 2017 sollte die Effizienz um 40 Prozent wachsen.

Die Einführung eines flexiblen Teammanagements verlangte nach einer entsprechenden technologischen Lösung, um ein maximales Ergebnis zu erzielen. Deshalb wurde die Deutsch-Russische Auslandshandelskammer einer der ersten großen Nutzer von Microsoft Teams, einer firmeninternen Plattform, die Chats, Treffen, Dokumente, Zeitablaufsteuerung und Besprechungen in einem Arbeitsbereich kombiniert.

„Die Wahl fiel nicht zufällig auf Microsoft Teams als Grundlage für neue Formate der Teamarbeit“, erklärt Hannes Farlock. Dieses Produkt war damals gerade erst auf den Markt gekommen und befand sich noch in den Anfängen seiner Entwicklung. Aber es war schon klar, dass diese Software einzigartig ist und uns genau das bietet, was wir gerade brauchen: die Möglichkeit, die gesamte Organisation in einem einheitlichen Kommunikationsumfeld zu vereinen, die Unterstützung der Teamarbeit bei kommerziellen und nichtkommerziellen Projekten sowie ein Potenzial der Zusammenarbeit mit den zahlreichen AHK-Mitgliedern, Kunden und Partnern.“

Mehr Entscheidungsfreude und Effizienz

Nachdem das Pilotprojekt erfolgreich umgesetzt und die Effizienzziele erreicht worden waren, unterstützte Shepp entschieden die Implementierung von Microsoft-basierten Agile-Prozessen in der Arbeit des gesamten AHK-Teams. Kurz danach wechselte die Deutsch-Russische Auslandshandelskammer zu neuen Methoden des Projektmanagements auf der Plattform Microsoft Teams, zeigte bei der digitalen Transformation der Geschäftsprozesse die besten Ergebnisse unter allen AHKs und gewann einen entsprechenden Wettbewerb. Im Sommer 2019 gab es bei der AHK dann einen „Umbruch“: Microsoft Teams wurde für die Mitarbeiter und Leiter aller Abteilungen zu einem Alltagsinstrument. Darüber hinaus entwickelte die AHK auf der Basis von Microsoft SharePoint und Dynamics 365 weitere IT-Lösungen wie Intranet für die Mitarbeiter und ein Serviceportal für Kunden; es wurde ein Projekt zur Implementierung von Business-Intelligence-Tools auf der Grundlage von Microsoft Power BI gestartet.

„Wir haben alle gesehen, wie die Entscheidungsgeschwindigkeit und die Qualität der Arbeit sowie die Effizienz jedes einzelnen Mitarbeiters und die Produktivität des gesamten Büros gestiegen sind“, sagt Marina Gogolidze Lead/Data Managerin bei der Deutsch-Russischen Auslandshandelskammer. „Wir verzeichnen einen messbaren Anstieg bei fast allen Werten der Betriebseffizienz. Die Effizienz der kommerziellen Abteilung erhöhte sich um 40 Prozent, die Transparenz der Arbeit in den Teams, die wir mit unserer eigenen Methode messen, stieg um 87 Prozent. Wir organisieren jetzt mehr als 300 Veranstaltungen im Jahr, um 50 Veranstaltungen mehr als im vergangenen Jahr. Dieser Anstieg konnte erreicht werden, ohne dass die AHK mehr Personal einstellen musste.“

Die neue digitale Kultur hat dabei geholfen, die Tätigkeit der AHK auf Systemebene zu transformieren, Geschäftsprozesse völlig neu aufzustellen und die Effektivität der Organisation zu steigern.

„Auf der Microsoft-Technologieplattform haben wir vollwertige Agile-Prozesse aufgebaut und es gelernt, Projekte und Ergebnisse zu steuern“, sagt Hannes Farlock. „Die Motivation der Mitarbeiter erhöhte sich: Die Menschen sind weniger müde, obwohl sie viel mehr schaffen. Jeder der von der AHK angebotenen Services wird jetzt als komplexes Produkt betrachtet, das schnell an sich verändernde Anforderungen angepasst werden kann. Das Verwaltungschaos, das sich einst nur mit bürokratischen Methoden bekämpfen ließ, ist Teamarbeit und Synergie gewichen."

Das moderne Büro im Business-Center Fili Grad und Agile-Prozesse auf Microsoft-Plattform sieht Matthias Schepp als Garantie: „Die Deutsch-Russische Auslandshandelskammer kann auch im 21. Jahrhundert mit der Zeit Schritt halten.“

Dieser Text ist im Original erschienen bei cnews.ru.

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Ansprechpartner

Thorsten Gutmann

Leiter der Abteilung Kommunikation